Reception Officer

Attività e responsabilità:
Questo ruolo part-time, pari al 25% e distribuito su due mezze giornate settimanali, richiede un approccio riservato e professionale per accogliere visitatori, clienti e candidati, gestire telefonate in entrata e uscita, smistare la posta e prenotare le sale riunioni. È inoltre previsto il supporto a varie attività amministrative.

In dettaglio:

• Accoglienza: Accoglienza visitatori/clienti/candidati, registrazione nei vari sistemi come da procedura, emissione e ritiro badge ospiti e assegnazione accessi Wi-Fi se necessario, gestione corretta dei parcheggi, prenotazione taxi per gli ospiti e accoglienza degli ispettori in occasione degli audit.

• Gestione Centralino telefonico: Rispondere prontamente alle chiamate, filtrare e inoltrare le telefonate; prendere nota e inoltrare messaggi internamente, se necessario.

• Gestione posta esterna/interna: Ricevere e smistare correttamente la posta, oltre a gestire l'invio e il tracciamento delle lettere raccomandate.

• Sale riunioni: Prenotare le sale e garantirne l’allestimento adeguato.

• Supporto amministrativo: Rispondere alle candidature su indicazioni di HR; gestire la distribuzione dei buoni mensa e inviare la lista mensile a HR; ricevere e controllare le fatture fornitori mensa e inoltrarle all’Amministrazione per il pagamento; gestire la lista spese/caffè e francobolli, inviandola mensilmente a HR; ricevere pasti, informare i colleghi e consegnare i buoni mensa al fornitore; gestire i buoni Farmacia; gestire le chiavi delle auto aziendali secondo la procedura.
   

Profilo richiesto
 

• Italiano madrelingua
• Ottima conoscenza di inglese, tedesco e francese
• Buona padronanza del Pacchetto Office
• Flessibilità
• Attitudine collaborativa per integrarsi in un team con altre due colleghe